KPI là gì? Cách đặt ra KPI phù hợp, hiệu quả

Để thúc đẩy tinh thần cũng như nâng cao hiệu quả công việc, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng KPI cho nhân viên. Điều này có lợi cho người lao động hay không? KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI? Theo dõi bài viết dưới đây để có cái nhìn tổng quan về vấn đề này nhé!

KPI là gì?

Theo wiki: KPI là chữ viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. Nó được hiểu là các chỉ số đo lường hiệu suất công việc dành cho một cá nhân, phòng ban hoặc rộng hơn là cả doanh nghiệp.

KPI thường được thể hiện dưới dạng các giá trị định lượng hay số liệu cụ thể. Thông số này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất công việc một cách trực quan, chính xác và minh bạch hơn. Từ đó đưa ra chế độ thưởng, kỷ luật phù hợp với từng cá nhân, đoàn đội.

Mặt khác đây cũng là thước đo giúp đánh giá hiệu suất công việc trong từng giai đoạn. Đồng thời là cơ sở để nghiệm thu hiệu quả, đảm bảo tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp được hoàn thành đúng kỳ vọng.

Làm rõ ý nghĩa của KPI

KPI đem đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Để hiểu rõ hơn chúng ta cùng phân tích nhanh tại mục chia sẻ dưới đây!

Đối với doanh nghiệp

Phải khẳng định rằng: KPI có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần và hiệu quả làm việc của các doanh nghiệp. Nó không chỉ là những thông số để đo lường hiệu quả của các chiến lược kinh doanh mà còn là thước đo đối với năng lực của nhân viên. Cụ thể:

• Là cơ sở để nhà quản trị xây dựng, đưa ra các đầu việc cụ thể cho nhân viên.
• Được dùng làm thước đo đánh giá năng lực và hiệu suất.
• Đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, đưa ra hoạch định, thay đổi khi cần.
• Tạo môi trường làm việc năng suất, thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.

Đối với người lao động

Để đảm bảo tốt công việc và quyền lợi, người lao động nên nắm rõ các quy định và cách tính KPI tại đơn vị mình đang công tác. Điều này không những giúp người lao động bám sát các đầu việc được giao mà còn giúp nâng cao thu nhập, lương thưởng.

• Từ KPI người lao động có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình.
• Có kế hoạch làm việc khoa học, rõ ràng, cụ thể cho từng đầu việc.
• Tạo động lực để đạt được mục tiêu.
• Là cơ sở để được công nhận và thăng tiến.

Có những loại KPI nào đang được áp dụng?

KPI không phải một thước đo chung. Thay vào đó tùy từng lĩnh vực và vai trò, chúng ta sẽ có các thang đo khác nhau. Chi tiết đặc điểm của từng loại như sau:

KPI kinh doanh

Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả trong kinh doanh ngắn hạn hoặc dài hạn. Qua đó chúng ta có thể xác định được hiệu quả thực tế của các dự án. Từ đó đưa ra phân tích về ưu điểm và hạn chế cần khắc phục. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả, cải thiện hiệu suất trong các dự án tiếp theo.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được dùng trong các trường hợp cần theo dõi và đánh giá mức độ hiệu quả, tiến độ của từng dự án được thực hiện. Thông số này được đánh giá định kỳ trong từng giai đoạn để đưa ra nhận định về hiệu suất công việc của từng bộ phận của dự án với kỳ vọng được đặt ra. Việc áp dụng KPI cho các dự án giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả thực hiện tối ưu hơn.

KPI tiếp thị

Đây là chỉ số KPI được áp dụng cho bộ phận marketing. Cụ thể là bộ phận tiếp thị, các kênh và chiến dịch marketing,… Để biết một chiến dịch có đem lại hiệu quả hay không chúng ta chỉ cần quan sát số liệu KPI của dự án đó. Nó cũng là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc của các thành viên trong nhóm. Từ đó đưa ra các vấn đề cần cải thiện, loại bỏ nó để đạt được hiệu quả tốt nhất.

KPI tài chính

Đây là loại KPI được áp dụng riêng cho bộ phận tài chính của các doanh nghiệp. Mục đích chính là theo dõi và đo lường tình hình tài chính của đơn vị. Trong đó các chỉ số được sử dụng bao gồm: Lợi nhuận, doanh thu, chi phí,…

KPI bán hàng

Để gia tăng doanh số sản phẩm được bán, hầu hết bộ phận bán hàng tại các doanh nghiệp đều được áp dụng. KPI bán hàng có thể được áp dụng theo tuần, tháng, quý hoặc năm tùy từng doanh nghiệp.

Tham khảo: Sơ đồ Gantt là gì? Thành phần và cách vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả, chính xác

Quy trình xác định và áp dụng KPI tại các doanh nghiệp

KPI cho các ngành nghề hay các giai đoạn tăng trưởng đều sẽ có sự khác biệt. Chính vì vậy dựa vào tính khả thi cũng như sự phù hợp, KPI được xác định theo nhiều cách khác nhau. Chi tiết dưới đây là quy trình đặt và áp dụng KPI, cùng theo dõi nhé!

Xác định người đặt KPI

Đầu tiên chúng ta cần xác định người chịu trách nhiệm đặt ra KPI cho doanh nghiệp. Trước hết họ phải hiểu rõ các công việc và mục tiêu mà đơn vị hướng tới. Từ đó đặt ra thước đo hiệu quả, áp dụng cho từng công việc, cá nhân.

Thông thường người đưa ra KPI sẽ là trưởng phòng hoặc quản lý của từng bộ phận. Nhân viên không trực tiếp đưa ra KPI, song họ có quyền đóng góp ý kiến và đề xuất khi làm việc theo điều kiện đó. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính khả thi, phù hợp khi KPI được áp dụng.

Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

KPI được đưa ra dưới dạng các chỉ số kỳ vọng sau khi cân nhắc tình hình thực tế và mục tiêu trong tương lai của doanh nghiệp. Theo đó nó được xác định đúng đắn thông qua công cụ SMART. Trong đó:

• S – Specific: Thang đo lường cần được đặt ra một cách cụ thể, rõ ràng cho từng giai đoạn.
• M – Measurable: Chỉ số phải đo lường được.
• A – Attainable: Có thể đạt được, không nên đặt điều kiện quá cao, vượt khả năng hoàn thành.
• R – Relevant: Thực tế, có liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp.  
• T – Time-bound: Phải có thời gian cụ thể để hoàn thành trong từng giai đoạn dự án.

Áp dụng & đánh giá kết quả hoàn thành

Sau khi đã đưa ra được chỉ số KPI cho từng phòng ban, nhà quản trị tiến hành phân chia công việc cho từng người và bắt đầu triển khai. Trong suốt quá trình thực hiện cần theo dõi sát sao, nắm bắt tình hình hoàn thành nhiệm vụ để có điều chỉnh, đánh giá về hiệu quả công việc.

Đánh giá, tính toán lương thưởng

Để khích lệ và tạo động lực, KPI thường sẽ có liên quan đến lương và thưởng của người lao động. Thông thường kết quả công việc được chia thành nhiều mức độ, tương ứng với các khoản lương thưởng khác nhau. Sau khi kết thúc dự án hoặc đợt đánh giá (tháng, quý), nhà quản trị tiến hành tính toán lương thưởng cho nhân viên dựa theo mức độ hoàn thành công việc.

Điều chỉnh phù hợp với thực tế

Trong quá trình hoàn thành công việc, KPI nên được đánh giá, điều chỉnh sao cho phù hợp với năng lực, tình hình thực tế hay mục tiêu của công ty. Điều này sẽ giúp mang lại kết quả trực quan và chính xác hơn.

Phân biệt KPI và Metrics

KPI và Metrics là hai từ khóa được nhắc đến khá nhiều trong các dự án, tiến trình hoàn thành công việc. Vậy hai khái niệm này khác nhau như thế nào?

Tiêu chí so sánh	KPI	Metrics
Khái niệm	Là chỉ số đo lường hiệu quả hoàn thành công việc dùng cho dài hạn, trung hoặc ngắn hạn tổng thể.	Là số liệu được dùng để đo lường hiệu suất, tiến độ công việc trong các hoạt động, dự án cụ thể.
Mức độ chiến lược	Cao, liên quan đến mục tiêu chủ chốt mà doanh nghiệp hướng đến.	Thấp hơn, liên quan đến các công việc cụ thể.
Tính chất	Phản ánh các mục tiêu mang tính trọng yếu, liên quan trực tiếp đến thành công, thất bại của tổ chức.	Chỉ liên quan đến mức độ hoàn thành những công việc cụ thể.
Phạm vi đo lường	Liên quan đến những khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp.	Có phần cụ thể, hạn chế trong phạm vi đo lường. Chỉ áp dụng cho dự án, quá trình hoạt động cụ thể.
Tầm quan trọng	Rất quan trọng. Dùng để đánh giá hiệu quả của các chiến lược, đảm bảo theo sát mục tiêu.	Cần thiết. Dùng để theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc. Từ đó đưa ra hiệu chỉnh khi cần.
Ví dụ	Tỷ lệ tăng doanh thu hằng năm, tỷ lệ chuyển đổi,…	Thời gian hoàn thành nhiệm vụ; số lượng sản phẩm trong một thời gian nhất định; số lần khách tư vấn,…

Giải đáp các thắc mắc về KPI

Cuối cùng dưới đây là một số thắc mắc và giải đáp về KPI. Cùng theo dõi để hiểu rõ hơn về cách tính và áp dụng nhé!

KPI có cần được review thường xuyên không?

KPI nên được review thường xuyên. Bởi các mục tiêu của doanh nghiệp có thể được thay đổi theo thời gian, tiến trình và hiệu suất. Do đó nhà quản trị nên review KPI định kỳ theo tháng, năm, quý hoặc ngay khi nhận thấy nó không còn phù hợp nữa.

Làm sao để có sự đồng thuận giữa nhân viên và doanh nghiệp về KPI?

Không phải tất cả các KPI được đặt ra đều nhận được sự đồng thuận của cả người lao động và doanh nghiệp. Điều này hẳn sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc được thực hiện. Vậy làm sao để có được sự đồng thuận về KPI?

• Đầu tiên hãy đảm bảo rằng mục tiêu, KPI được xác định và thiết lập một cách rõ ràng, minh bạch. Người giám sát và thực hiện đều hiểu rõ các đầu việc phải làm và cách đánh giá mức độ hoàn thành.
• KPI nên gắn liền với mục tiêu cá nhân. Tức là gắn KPI với sự phát triển, thăng tiến trong công việc của mỗi người. Điều này sẽ giúp mọi người chủ động và tích cực hơn trong quá trình hoàn thiện.
• Chính sách lương, thưởng rõ ràng tương ứng với từng mức độ hoàn thành sẽ giúp tạo động lực, khuyến khích cống hiến.

• Nhà quản trị cần đưa ra phản hồi thường xuyên để động viên hoặc hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn. Đây là cách để xây dựng sự tin tưởng và lòng tin giữa cấp trên và cấp dưới.
• Cần tạo không gian để nhân viên có thể thoải mái trao đổi về khó khăn, tiến độ công việc. Ngoài ra có thể hỗ trợ, cung cấp nguồn lực cần thiết để công việc được hoàn thành tốt nhất.
• Đảm bảo công tác đào tạo và phát triển để mỗi nhân viên đều tự tin, hoàn thành tốt các đầu việc được giao.
• Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên. Ghi nhận sự tiến bộ, đưa ra điều chỉnh khi cần thiết.

Những công cụ nào giúp theo dõi, đánh giá KPI?

Nhằm quản lý và theo dõi tiến độ công việc, KPI của nhân viên hiệu quả và thường xuyên, các nhà quản trị thường sử dụng các công cụ hỗ trợ. Một vài trong số đó bao gồm:

• Phần mềm quản lý KPI: Phần mềm này cho phép người dùng đặt chỉ tiêu, theo dõi mức độ hoàn thành và xem báo cáo hiệu suất. Ví dụ: ClearPoint Strategy, ClearPoint Strategy, KPI Fire,…
• Quản lý hiệu suất doanh nghiệp – EPM: EPM: Phần mềm được phát triển với nhiều tính năng gồm: Đặt KPI, theo dõi tiến độ, hiệu suất, tạo báo cáo chi tiết. Ví dụ: IBM Planning Analytics, SAP Business Planning and Consolidation.

• Bảng điều khiển trực tuyến: Hiển thị rõ thông tin KPI theo thời gian và hiệu suất. Ví dụ: Google Data Studio, Microsoft Power BI,…
• Quản lý dự án: Chỉ cần thêm dự án, người dùng có thể theo dõi, điều chỉnh và quản lý các dự án cụ thể hiệu quả. Ví dụ: Jira, Asana, Trello,…
• Quản lý khách hàng (CRM): Các CRM có tính năng theo dõi KPI, giám sát tiến độ và đưa ra phân tích về tiến độ hoàn thành. Ví dụ: Zoho CRM, HubSpot CRM, Salesforce,…
• Quản lý nhân sự: Được sử dụng để quản lý KPI cho các chỉ tiêu về nhân sự. Ví dụ: Zenefits, BambooHR,…

Không đạt KPI người lao động có bị trừ lương cứng?

Nhiều người lao động lo ngại việc không đạt đủ chỉ tiêu KPI có bị trừ lương không? Căn cứ theo điều 102 của Bộ luật Lao động 2019 về khấu trừ tiền lương như sau:

“Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.”

Như vậy doanh nghiệp không thể trừ lương cơ bản của người lao động với lý do không hoàn thành KPI được đặt ra.

Lương KPI có được tính vào lương đóng bảo hiểm xã hội không?

Theo khoản 26, Điều 1 của Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH: “Lương đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động được tính dựa trên lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.”

Như vậy tiền lương đóng BHXH của người lao động là khoản tiền ổn định và cụ thể, được chi trả trong mỗi kỳ trả lương. Trong khi đó KPI được trả dựa trên hiệu suất công việc nên không cố định hay mang tính cụ thể. Vì vậy lương KPI sẽ không được tính trong lương đóng BHXH của người lao động.

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu nhanh về KPI cũng như các phân loại, lợi ích và cách tính, áp dụng KPI trong hoạt động của doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết có thể đưa đến cho bạn thông tin tham khảo hữu ích về vấn đề này!