Sơ đồ Gantt là gì? Thành phần và cách vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả, chính xác

Để theo sát tiến độ dự án cũng như đảm bảo hiệu suất công việc tốt nhất, sơ đồ Gantt là giải pháp hiện đang được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp. Bạn cũng đang có quan tâm đến sơ đồ này và muốn áp dụng cho công việc của mình? Theo dõi những chia sẻ trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

Thông tin về sơ đồ Gantt

Mang đến nhiều lợi ích về hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí, sơ đồ Gantt đang được triển khai khá phổ biến trong nhiều dự án, chiến dịch kinh doanh.

Sơ đồ Gantt là gì?

Hiểu đơn giản, sơ đồ Gantt là một dạng sơ đồ đặc biệt với các thanh ngang bao gồm thời gian và những đầu việc. Thông qua đó các nhà quản trị có thể dễ dàng nắm được thời điểm bắt đầu và thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ thuộc dự án. Nhờ được tinh gọn về các thành phần cùng thông tin hiển thị, sơ đồ Gantt cho phép người dùng dễ dàng quan sát và theo dõi dự án một cách chính xác và trực quan nhất.

Ai là người phát minh ra sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt được đặt tên theo Henry Gantt. Ông được cho là người đầu tiên đưa ra ý tưởng và lập kế hoạch dự án với biểu đồ thanh. Tuy nhiên vào năm 1896, Karol Adamiecki – Một kỹ sư người Ba Lan cũng đã từng đưa ra ý kiến về loại sơ đồ này. Cụ thể với cương vị là một giáo sư quản lý, Karol Adamiecki đã đưa ra đề xuất hiển thị quy trình trực quan, logic để dễ dàng theo dõi.

Thực tế Henry Gantt và Karol Adamiecki đều có chung ý tưởng. Tuy nhiên phải đến năm 1919, Gantt mới từng bước hiện thực hóa ý tưởng này. Sự ra đời của sơ đồ Gantt giúp ích rất lớn cho việc quan sát, đảm bảo đúng tiến độ của quá trình sản xuất. Từ đó sơ đồ này lấy tên của ông là Gantt và dần được ứng dụng rộng rãi hơn trong nhiều lĩnh vực.

Ví dụ minh họa về Gantt

Một sơ đồ Gantt hoàn chỉnh bao gồm 2 trục và trục dọc và trục ngang. Trong đó các nhiệm vụ được thể hiện trên trục dọc và trục ngang là thời gian hoàn thành. Vị trí và chiều dài của các thanh cũng cho chúng ta biết thông tin về tiến trình thực hiện công việc. Nếu thấy hai thanh được xếp chồng lên nhau tức là hai công việc đó được thực hiện cùng lúc. Cụ thể bạn có thể theo dõi một sơ đồ Gantt dưới đây!

• Qua sơ đồ này chúng ta có thể nắm được những thông tin sau:
• Danh sách các nhiệm vụ cần đảm bảo trong dự án.
• Ngày bắt đầu và kết thúc của từng đầu việc.
• Mối quan hệ giữa các công việc được tiến hành.
• Lịch trình của dự án.
• Người chịu trách nhiệm của từng công việc.

Nắm rõ tất cả những thông tin trên sẽ giúp quản lý tốt hiệu quả và quá trình thực hiện dự án. Không chỉ là đảm bảo về hướng đi hay thời gian tiến hành mà còn giúp kiểm soát tiến độ công việc, tránh bỏ sót. Đặc biệt là các đầu việc được làm đồng thời.

Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Sở dĩ sơ đồ Gantt được ứng dụng phổ biến như vậy bởi nó mang đến cho người dùng rất nhiều những lợi ích cùng ưu điểm. Cụ thể chúng ta có thể điểm qua như sau:

Nắm rõ tiến trình dự án

Tất cả các mốc thời gian bắt đầu và hoàn thiện của các đầu mục công việc đều được hiển thị trên thanh ngang. Điều này giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý và nắm được tiến trình hoàn thành công việc. Mặt khác công tác phân bổ nguồn lực và thời gian cũng được đảm bảo tốt hơn. Qua đó giúp đảm bảo về tiến độ và hiệu suất của dự án.

Kiểm soát chất lượng

Thông qua sơ đồ Gantt và những kế hoạch dự kiến, các nhà quản trị dễ dàng đưa ra so sánh giữa thực tế và dự định ban đầu. Đây là cơ sở để có những điều chỉnh cần thiết nhằm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả công việc được hoàn thành.

Quản lý công việc hiệu quả

Việc liệt kê toàn bộ các đầu việc cùng tiến trình thực hiện giúp chúng ta quản lý chiến dịch bao quát và tối ưu hơn. Thông qua đó đảm bảo công việc được hoàn thiện đúng trình tự, lịch trình, tránh chồng chéo.

Tham khảo: KPI là gì? Cách đặt ra KPI phù hợp, hiệu quả

Xác định mối quan hệ – Tối ưu quá trình thực hiện

Ngoài ra thông qua sơ đồ Gantt, chúng ta cũng có thể dễ dàng xác định được mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Nhờ vậy việc sắp xếp trình tự hoàn thành được tối ưu hơn, tránh sự phụ thuộc và chậm trễ trong quá trình thực hiện.

Nhược điểm sơ đồ Gantt

Ngoài những điểm cộng phía trên, quá trình áp dụng sơ đồ Gantt cũng còn tồn tại một vài hạn chế như:

Phụ thuộc vào cấu trúc đã được phân chia

Dựa trên những thông tin về các đầu việc và mối quan hệ giữa chúng, trình tự, cấu trúc sơ đồ Gantt được xây dựng ngay từ khi bắt đầu. Sau đó người dùng chỉ cần theo dõi và cập nhật thời gian hoàn thành cùng những sai lệch nhỏ. Tuy nhiên nếu xuất hiện sai lệch lớn hoặc bỏ sót đầu việc, các nhà quản trị buộc phải phân chia lại cấu trúc dự án. Quá trình này có thể tiêu tốn nguồn lực cùng chi phí lớn.

Chỉ phù hợp cho các dự án nhỏ

Với cách thức hoạt động đơn giản, sơ đồ Gantt thường chỉ hiệu quả cho những dự án nhỏ, lượng thông tin ít. Nếu áp dụng cho các dự án có nhiều tác vụ và thời lượng hơn, việc quan sát tương đối rắc rối. Bên cạnh đó việc phải cập nhật thông tin thường xuyên tốn khá nhiều thời gian khi cùng lúc quản lý nhiều dự án.

Kém hiệu quả với các thông tin ràng buộc

Thông tin ràng buộc được đề cập ở đây là phạm vi, chi phí và thời gian. Trong khi đó Gantt chỉ tập chung vào thời gian hoàn thiện và trình tự xử lý các đầu việc. Như vậy yếu tố phạm vi và chi phí sẽ không được làm rõ trên Gantt.

Các bước vẽ sơ đồ Gantt

Dù nhận được khá nhiều luồng ý kiến song không thể phủ nhận rằng áp dụng sơ đồ Gantt cho những dự án vừa và nhỏ đem đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị. Vậy cách vẽ sơ đồ Gantt có khó không? Theo dõi các chỉ dẫn dưới đây nhé!

Xác định đầu mục công việc cần hoàn thành

Việc đầu tiên chúng ta cần làm để vẽ được sơ đồ Gantt chính là liệt kê tất cả các đầu việc cần làm của dự án. Nên bắt đầu theo từng giai đoạn để tránh bỏ sót, ảnh hưởng đến hiệu quả hoàn thành. Sau khi có danh sách công việc, hãy xác định 2 mốc thời gian là thời điểm bắt đầu và hoàn thiện cho từng đầu việc.

Xác định mối quan hệ của các đầu việc

Để làm việc một cách khoa học và tối ưu nhất, việc xác định mối quan hệ của các đầu việc cũng đặc biệt quan trọng. Sẽ có những việc cần làm song song hoặc công việc ưu tiên để có thể hoàn thiện những đầu việc khác. Sự phụ thuộc này còn được hiểu là công việc tuyến tính hoặc tuần tự.

Trình tự công việc được sắp xếp dựa trên mối quan hệ của các đầu việc. Điều này sẽ giúp tránh thời gian “chết” do phải chờ đợi các nhiệm vụ cần hoàn thành trước. Trong Gantt thường có 4 dạng quan hệ như:

• Finish to Start (FS): Những nhiệm vụ FS không thể được bắt đầu nếu nhiệm vụ trước và có liên quan kết thúc.
• Finish to Finish (FF): Là những nhiệm vụ không thể kết thúc trước khi các nhiệm vụ trước được hoàn thành.
• Start to Start (SS): Bao gồm các nhiệm vụ không thể bắt đầu trước khi các nhiệm vụ trước đó được thực hiện. Chúng là nhiệm vụ được bắt đầu sau.
• Start to Finish (SF): Loại này thường rất hiếm gặp, chỉ những nhiệm vụ phải đợi các nhiệm vụ có liên quan kết thúc mới được bắt đầu.

Biểu diễn sơ đồ Gantt

Sau khi hoàn tất thu thập và sắp xếp dữ liệu, chúng ta đã có thể biểu diễn sơ đồ Gantt. Về công cụ, bạn có thể vẽ tay, sử dụng Excel hoặc các phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp. Chi tiết hướng dẫn sẽ được chia sẻ tại mục bên dưới. Ngoài ra bạn nên ưu tiên các công cụ được thiết kế dựa trên đám mây để có thể chia sẻ, truy cập và chỉnh sửa trên nhiều thiết bị.

Cập nhật tiến độ

Dự án có chuyển biến dọc tức là nó đang dần được thực hiện. Trong quá trình hoàn thiện chắc chắn khó tránh khỏi các công việc phát sinh làm chậm tốc độ dự án. Lúc này nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi, điều chỉnh để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Hơn nữa điều này cũng giúp các thành viên trong nhóm bám sát tiến độ, chủ động hoàn thiện nhiệm vụ của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách vẽ sơ đồ Gantt với 3 công cụ

Hiện phần lớn các doanh nghiệp đều sử dụng Excel hoặc các phần mềm hỗ trợ để vẽ sơ đồ Google Sheet. Chi tiết hướng dẫn như sau:

Vẽ sơ đồ Gantt đơn giản bằng Excel

Excel là công cụ phổ biến nhất được dùng để hoàn thiện sơ đồ Gantt. Nó không chỉ đáp ứng tốt về tính tiện dụng, dễ chia sẻ mà thao tác sửa chữa cũng khá tiện lợi. Cách vẽ như sau:

• Bước 1: Liệt kê các công việc cần làm trong cột A, các hàng tiếp theo là những nhiệm vụ con. Lưu ý sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
• Bước 2: Thêm các mốc thời gian ở cột dọc, có thể chia theo quý, tuần hoặc tháng để thuận tiện theo dõi.

• Bước 3: Thiết lập các thanh ngang bằng dữ liệu của ngày bắt đầu. Có thể tô màu cho các nhiệm vụ để dễ dàng nhận biết. Ví dụ: Màu xanh lá là đã hoàn thành, màu đỏ là chậm tiến độ, màu vàng là đang triển khai và màu xanh dương là sắp bắt đầu.

• Bước 4: Theo dõi và cập nhật dữ liệu trên sơ đồ để nắm được quá trình triển khai và xử lý tốt các vấn đề phát sinh.

Lưu ý: Bạn cũng có thể áp dụng tương tự với Google Sheet theo hướng dẫn này.

Tạo sơ đồ Gantt trên phần mềm Project Manager

Project Manager là phần mềm hỗ trợ tạo sơ đồ Gantt tương đối phổ biến với nhiều ưu điểm nổi bật. Cách tạo không quá phức tạp với các bước như sau:

• Bước 1: Tạo dự án mới và đặt tên để dễ dàng tìm kiếm, theo dõi.
• Bước 2: Tại dự án vừa tạo, thêm các nhiệm vụ cần hoàn thành. Các nhiệm vụ được thêm sẽ có mặc định ngày bắt đầu và kết thúc là chính ngày được tạo.

• Bước 3: Điều chỉnh ngày bắt đầu và kết thúc của từng đầu việc theo đúng kế hoạch.
• Bước 4: Hoàn tất dự án chúng ta sẽ có bảng tổng hiển thị đầy đủ trạng thái, % hoàn thành công việc của từng đầu việc.

Hỏi & Đáp về sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt nên được sử dụng khi nào? Có những phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt nào đang được sử dụng? Tại mục dưới đây chúng ta cùng đi vào tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!

Khi nào nên sử dụng sơ đồ Gantt?

Người ta thường sử dụng sơ đồ Gantt cho những công việc có đặc điểm sau:

• Cần đưa ra thời gian trực quan và kế hoạch cho dự án

Sơ đồ Gantt tập trung vào các mốc thời gian và tiến độ công việc của dự án. Chỉ cần nhìn vào sơ đồ này nhà quản trị có thể nắm rõ về tình hình triển khai và hoàn thiện các đầu việc cũng như các công việc chưa được thực hiện. Do đó nó thường được áp dụng trong các dự án cần giám sát nghiêm ngặt về thời gian và tiến độ.

• Cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận

Thực tế có rất nhiều các bộ phận tham gia hoàn thành một dự án. Dĩ nhiên mỗi bộ phận đều sẽ có nhiệm vụ riêng tại các mảng khác nhau. Để thống nhất và đảm bảo quá trình làm việc trơn tru, hiệu quả, sơ đồ Gantt là giải pháp hoàn hảo nhất. Tại đây chúng ta có thể thấy rõ được nhiệm vụ cũng như mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và phòng ban. Bằng cách này mọi người dễ dàng phối hợp với nhau, hướng tới mục tiêu chung.

• Có yêu cầu cao về độ trực quan

Dựa vào những thông tin hiển thị trên sơ đồ, nhà quản trị dễ dàng nắm được các mốc thời gian và nguồn lực cần dùng để hoàn thành dự án. Từ đó có sự sắp xếp và phân bổ nguồn lực phù hợp. Hơn nữa đây cũng là công cụ giúp tóm tắt và đưa ra lịch trình một cách trực quan nhất nhằm đem lại hiệu suất làm việc tối ưu.

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất để vẽ sơ đồ Gantt?

Phần lớn các doanh nghiệp và người dùng đều lựa chọn Excel làm công cụ tạo sơ đồ Gantt. Nhìn chung nó khá gần gũi, dễ sử dụng cho người dùng. Tuy nhiên đây không phải lựa chọn duy nhất. Sử dụng Excel để vẽ Gantt còn tồn tại một số hạn chế như:

• Excel có giao diện tương đối cồng kềnh, mất nhiều thời gian để tạo và hoàn thiện dự án. Mặt khác người dùng cần thành thạo sử dụng ứng dụng này nếu muốn theo sử dụng bảng tính đạt hiệu quả tốt nhất.
• Excel không cho phép sửa đổi và lưu trực tiếp nên khá bất tiện cho người dùng. Các thao tác chỉnh sửa, cập nhật được thực hiện hoàn toàn thủ công.
• Ngoài ra khi có thông tin được thay đổi hoặc cập nhật, người dùng cần thông báo với các thành viên trong dự án vì ứng dụng này không có chức năng thông báo chỉnh sửa.

Có những phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt nào?

Hiện có khá nhiều các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt với nhiều cải tiến về sự tiện dụng và hiệu năng. Để có trải nghiệm sử dụng tốt nhất, bạn có thể tham khảo một vài đề xuất sau:

Gantt Canva

Gantt Canva là “trợ thủ” được nhiều nhà quản trị sử dụng. Ứng dụng này đã có sẵn một số mẫu nhất định, người dùng chỉ cần thêm thông tin về dự án của mình. Bên cạnh đó giao diện ứng dụng được thiết kế khá đẹp, thuận tiện cho việc theo dõi.

Gantt Canva cũng được đánh giá cao với tính năng chia sẻ. Tất cả các thành viên trong dự án đều có thể xem và chỉnh sửa ở bất kỳ đâu miễn có mạng internet. Tuy nhiên để thay đổi các thông tin sâu hơn sẽ tốn khá nhiều thời gian.

Zoho Projects

Zoho Projects cũng là một ứng dụng hỗ trợ tạo sơ đồ Gantt đang khá được ưa chuộng hiện nay. Điểm ăn tiền của ứng dụng này chính là cho phép lên lịch và tạo liên kết giữa các thành phần trong sơ đồ. Hơn nữa thao tác thay đổi, cập nhật và chia sẻ của Zoho Projects tương đối dễ dàng, tính báo mật cao.

Base Wework

Base Wework là một phần mềm nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý dự án. Ngoài ra nó cũng được tích hợp thêm tính năng vẽ sơ đồ Gantt khá tiện lợi. Base Wework có độ linh hoạt cao, nhiều tính năng hấp dẫn giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý, theo dõi dự án một cách thuận tiện, hiệu quả.

Là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án, khối lượng công việc cùng thời hạn hoàn thành, sơ đồ Gantt hoàn toàn đáp ứng tốt các yêu cầu sử dụng của nhà quản trị. Đây cũng là lý do nó ngày càng được ứng dụng linh hoạt và hiệu quả hơn trong nhiều lĩnh vực. Trên đây là tất cả thông tin về Gantt và cách vẽ sơ đồ này. Mong rằng bài viết có thể mang đến cho bạn nguồn tham khảo hữu ích!