Proforma invoice nghĩa là gì? Bản proforma invoice mẫu hoàn chỉnh nhất

Mỗi ngành nghề đều sẽ có những từ chuyên ngành khác nhau và ngành xuất nhập khẩu cũng vậy, cụm từ proforma invoice chính là một thuật ngữ như thế. Trong bài viết dưới đây chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu xem proforma invoice là gì và vai trò của nó trong ngành xuất nhập khẩu nhé!

==> Xem thêm: Giấy chứng nhận CO CQ là gì? Vì sao hàng hóa nhập khẩu cần CO CQ

Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice được hiểu nôm na là hóa đơn chiếu lệ, tức là nó có hình thức giống như 1 tờ hóa đơn (Invoice) nhưng lại không có chức năng để thanh toán (chiếu lệ), vì đơn giản đó không phải là giấy tờ với mục đích đòi tiền.

Proforma Invoice thường xuất hiện dưới dạng viết tắt là PI và là loại giấy tờ thường thấy trong các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Có thể nói, đây chính là bản nháp sơ bộ của hóa đơn và do đó nó không được dùng để đòi tiền. Tuy nhiên, về mặt hình thức cũng như các nội dung trên đó vẫn có nét tương tự với hóa đơn thương mại.

Vậy Proforma Invoice sẽ được dùng để làm gì?

Về bản chất, đây chỉ được coi như là 1 bản nháp ban đầu của 1 tờ hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào đó, người mua và người bán có thể biết được những thông tin cơ bản về các lô hàng, trong đó có mẫu mã, số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng,…

Proforma Invoice cũng là chứng từ để thể hiện sự cam kết rằng phía người bán chắc chắn sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo trong hoá đơn cho người mua ở mức giá cụ thể. Sau khi đã nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục trao đổi và đàm phán thêm  những điều khoản cụ thể khác xoay quanh đơn hàng.

Chính vì lẽ đó, chứng từ chiếu lệ này có thể sửa đổi nhiều lần nhằm phù hợp với nhu cầu của các bên mà không hề phạm luật. Bạn có thể tìm kiếm các cụm từ “mẫu Proforma Invoice”, “Proforma Invoice sample”, “Proforma Invoice template” hay “proforma invoice form” để có thể hình dung dễ dàng hơn về loại giấy tờ này nhé!

Proforma Invoice được phát hành trong những trường hợp nào?

Do tính chất đặc thù của hoá đơn chiếu lệ nên không có một quy định cụ thể nào để có thể xác định chính xác được thời gian, giai đoạn nào thì cần phải sử dụng đến Proforma invoice và cũng không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ khi doanh nghiệp thực hiện mua hay bán một đơn hàng nào đó. 

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót, chính bởi vậy mà bạn cần phải hết sức cẩn thận trong quá trình làm việc. Và việc dùng đến hóa đơn chiếu lệ để các bên có thể thuận tiện hơn trong quá trình giao dịch và đàm phán là điều cần thiết và không thừa. Cụ thể thì hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng và phát hành trong các tình huống như sau:

Khi mà bên người bán cần phải chuyển cho bên người mua hàng một loại giấy tờ có các thông tin liên quan đến lô hàng mà vào thời điểm đó hàng hóa vẫn chưa được giao đến hoặc cũng có thể là hàng hóa chưa sẵn sàng được giao đến tay người mua. Đây là trường hợp cần phải sử dụng đến Proforma Invoice.

Đối với một số trường hợp khác thì người bán cần phải có đầy đủ những chứng từ để có thể xác nhận, chứng minh nguồn gốc xuất xứ của lô hàng hóa đó, như vậy mới có thể được tiếp nhận để làm các thủ tục hải quan xuất khẩu đến một số quốc gia khác trên thế giới.

Bên cạnh đó, người ta cũng sẽ sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong 1 vài trường hợp khác nữa như: Khi hàng hóa đó chưa đủ các thông tin cần thiết, chưa đến mốc thời gian để phát hành loại hàng hóa thương mại đó. Tất nhiên, phải chờ cho đến khi nào có đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến món hàng hóa đó và khi người mua đã đồng ý nội dung đầy đủ trên hóa đơn chiếu lệ thì lô hàng hóa đó mới bắt đầu được đóng vào xe để bên vận tải chuyển đi. Trong trường hợp này, người bán hàng có thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng đó của mình.

Trên đây chính là các trường hợp mà hóa đơn chiếu lệ sẽ được sử dụng đến và phát hành. Nếu bạn có nhu cầu muốn phát hành hóa đơn này thì cần phải chú ý rằng nó phải thuộc một trong những trường hợp nêu trên thì mới có thể thực hiện được.

Nội dung của Proforma Invoice gồm những gì?

Đối với những người đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hay đối với những người thường xuyên thực hiện các công việc giao dịch trao đổi mua bán thì việc biết đến những nội dung bên trong hóa đơn chiếu lệ là vô cùng cần thiết. Vì đơn giản nó sẽ phục vụ tốt cho quá trình làm việc giữa bạn với khách hàng được nhanh chóng hơn, bên cạnh đó cũng có thể đảm bảo được thông tin của lô hàng luôn chính xác. Nội dung của 1 tờ hoá đơn chiếu lệ thường bao gồm những vấn đề sau đây:

Những thông tin cụ thể về danh tính của người bán hàng và người mua lô hàng hóa đó. Đối với những thông tin như thế này, người thực hiện cần phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối vì họ sẽ là chủ thể thực hiện các giao dịch sắp tới.

Số và ngày của hoá đơn chiếu lệ.

Nêu rõ những điều kiện thanh toán khi tiến hành làm việc với lô hàng đó và thể hiện được mong muốn của người bán để người mua hàng có thể biết về những nguyện vọng đó. Bên cạnh những mong muốn và yêu cầu của người mua phải thực hiện thì bên bán phải để kèm số tài khoản ngân hàng để người mua có thể thanh toán tiền nhanh chóng hơn qua tài khoản ngân hàng. Bạn cũng nên chú ý rằng tài khoản ngân hàng cần phải đúng và chính xác thông tin. Tránh để xảy ra trường hợp mà người mua đã thực hiện thanh toán nhưng bạn vẫn chưa nhận được tiền. Nếu để xảy ra như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình giao dịch của cả hai bên. 

Có đầy đủ toàn bộ các thông tin liên quan đến hàng hóa trong cuộc giao dịch.

Port of loading: Ở phần này thì cần phải điền tên của cảng thực hiện việc bốc hàng, dỡ hàng tại Việt Nam. Ví dụ như cảng Đà Nẵng port,…

Port of destination: Tên của cảng mà hàng hóa sẽ được chuyển đến.

Estimates Time Arrival (thường được viết tắt là ETA): Trong mục này thể hiện thời gian dự kiến hàng hóa sẽ cập cảng.

Sự khác biệt giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì?

Proforma invoice và Commercial Invoice đều được hiểu chung với nghĩa là hóa đơn, giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu. Thế nhưng, một cái là hóa đơn chiếu lệ còn một cái lại là dạng hóa đơn thương mại. 

Về cơ bản, hình thức có thể tương tự nhau thế nhưng nội dung bên trong lại hoàn toàn khác biệt. Trong phần này, chúng tôi sẽ tiến hành phân biệt trên 4 phương diện: Về thời gian phát hành, nội dung, tính cam kết, hạch toán của hai loại hóa đơn này. Cụ thể như sau:

• Về thời điểm phát hành: Hoá đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trước khi bên bán gửi hàng đi còn Commercial Invoice (CI) lại được phát hành sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã đóng xong toàn bộ vào container.
• Về nội dung trong hoá đơn: Có nhiều nội dung tương tự như nhau nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và đảm bảo sự chính xác hơn về số lượng hàng và số tiền cần phải thanh toán. Với PI, 2 bên vẫn có thể tiếp tục thảo luận để thay đổi các điều khoản khác nếu cần.
• Về tính cam kết: CI là chứng từ cực kỳ quan trọng trong xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như bản nháp, sự cam kết ban đầu của người bán tới người mua.
• Về hạch toán: CI thường được dùng để hạch toán kế toán của cả 2 phía người mua và người bán trong khi hoá đơn chiếu lệ không có chức năng này.

Lưu ý: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa như nhau và có thể dùng thay thế lẫn nhau trong 1 vài trường hợp. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan Việt Nam thường dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện hơn trong công việc.

Mong rằng với những thông tin mà chonmuamay.com đã cung cấp cho bạn trong bài viết trên đây thì bạn đã hiểu Proforma invoice nghĩa là gì. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp thì hãy để lại bình luận ngay dưới bài viết này để được hỗ trợ nhé!