Mô hình 5W1H là gì? Ứng dụng của mô hình 5W1H

5W1H là mô hình đã quá quen thuộc với dân Marketing, nó được ứng dụng khá phổ biến và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực từ kinh doanh, các chiến lược Marketing đến SEO. Thực tế mô hình 5W1H giúp các doanh nghiệp đưa ra được vấn đề và phương hướng giải quyết tốt nhất. Thông qua đó xử lý và định hình mọi thứ một cách đúng đắn. Vậy chính xác mô hình 5W1H là gì?

Mô hình 5W1H là gì?

Mô hình 5W1H được hiểu là các phương pháp giải quyết vấn đề nhằm đánh giá, xem xét chúng trên nhiều góc độ khác nhau. Dĩ nhiên rồi việc hiểu rõ nguyên nhân và tình trạng thực tế sẽ giúp giải quyết nhanh chóng, dứt điểm những tình huống mà đơn vị đang phải đối mặt. 5H ở đây chính là What, When, Where, Who và Why, 1 H còn lại là How.

Mô hình 5W1H còn được biết đến với tên gọi khác là Kipling. Đây cũng chính là tên của nhà thơ, tác giả người Anh đã nghĩ ra phương pháp này. 5W1H được để cập trong bài thơ Just So Stories của tác giả Rudyard Kipling, xuất bản vào năm 1902.

Ngay sau đó mô hình 5W1H được điều chỉnh và trở thành một trong các công cụ hỗ trợ kinh doanh với hiệu quả cực tốt trong việc điều hành và quản lý. Mô hình này thường được ứng dụng trong các sự kiện Brainstorming nhằm đưa ra ý tưởng mới và các giải pháp giải quyết vấn đề. Mặt khác 5W1H cũng được sử dụng trong các dự án với mục đích đảm bảo bao quát tất cả các yếu tố trước khi bắt đầu hành động.

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

So với nhiều phương pháp marketing khác trên thị trường, mô hình 5W1H được áp dụng với nhiều ưu điểm như:

• Đơn giản: Người dùng có thể linh hoạt ứng dụng mô hình trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cách thức áp dụng khá đơn giản, không cần mất thời gian đào tạo. Tất cả những gì chúng ta cần làm là đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi trong 5W1H.
• Đa năng: Với mô hình 5W1H người dùng có thể áp dụng để giải quyết khá nhiều các vấn đề từ kinh doanh, thiết kế xây dựng quy trình mới hay quản trị nhân sự, SEO.
• Hệ thống và bao quát: Toàn bộ các câu hỏi của 5W1H đều được xây dựng một cách logic. Chỉ cần đưa ra được câu trả lời tương ứng sẽ giúp chúng ta có đánh giá và cái nhìn tổng quát về các vấn đề. Từ đó có phương hướng giải quyết đúng đắn.

Về cơ bản phương pháp 5W1H cho phép các cá nhân, tổ chức sắp xếp và đưa ra câu hỏi để giải mã, xử lý các tình huống. Mô hình này sẽ phù hợp hơn cho các vấn đề cần giải quyết bằng kế hoạch và thực hiện một cách tuần tự. Trái lại với những trường hợp phức tạp hơn, chúng ta cần kết hợp 5W1H cùng nhiều phương pháp khác để đạt được hiệu quả mong muốn.

Tham khảo: Sơ đồ Gantt là gì? Thành phần và cách vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả, chính xác

Các thành phần trong mô hình 5W1H

Tương tự như công thức bán hàng AIDA, 5W1H cũng là mô hình được đánh giá cao trong các hoạt động, chiến dịch marketing. Để có thể áp dụng hiệu quả và thành công, trước tiên chúng ta cùng đi vào tìm hiểu rõ về các thành phần trong mô hình này nhé!

What – Cái gì?

Để trả lời cho câu hỏi Cái gì? chúng ta cần đưa ra được mô tả cụ thể cho các vấn đề, sản phẩm hoặc mục đích của dự án.

Ví dụ: Khi chuẩn bị cho ra mắt thị trường 1 sản phẩm mới, What ở đây chính là sản phẩm được cho ra mắt. Lúc này để có kế hoạch marketing phù hợp chúng ta cần xác định rõ về sản phẩm, công dụng, đặc điểm, cách thức hoạt động và ý nghĩa của nó với người dùng. Nói cách khác chính là lấy sản phẩm làm trung tâm.

Where – Ở đâu? 

Where là câu hỏi về địa điểm thường được dùng cho nơi diễn ra chiến dịch, dự án hoặc phân vùng khu vực sống cho các đối tượng khách hàng mục tiêu. Câu hỏi về Where có thể có nhiều hơn một địa điểm. Các  câu hỏi có thể được đặt ra với dạng:

• Vấn đề xảy ra ở khu vực bào?
• Đối tượng khách hàng mục tiêu sống ở đâu?
• Sự kiện diễn ra tại địa chỉ nào?

When – Khi nào? 

When là câu hỏi về thời gian thực hiện kế hoạch cũng như cụ thể từng bước thực hiện. Ví dụ như thời gian ra mắt sản phẩm, khởi động chiến dịch marketing. Lưu ý các mốc thời gian đưa ra cần có sự chính xác, cụ thể và khả thi. Các câu hỏi thời gian được đặt ra như sau:

• Kế hoạch, chiến dịch mất bao lâu để thực hiện?
• Thời gian triển khai là bao giờ?
• Vấn đề này xảy ra khi nào và trong bao lâu?

Who – Là ai?

Who ở đây để cập đến những người có liên quan và ảnh hưởng đến kế hoạch, dự án được tiến hành. Đó có thể là người chịu trách nhiệm thực hiện, khách hàng (Người sử dụng sản phẩm) hoặc các nhà đầu tư.

Thông qua mô hình 5W1H chúng ta có thể xác định được số người tham gia vào dự án và phân chia, quản lý nhiệm vụ của từng người. Các câu hỏi Who được đưa ra dạng:

• Ai là người chịu trách nhiệm?
• Ai đưa ra vấn đề?
• Nếu có vấn đề thì liên hệ với ai?
• Đâu là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp?

Why – Tại sao? 

Các câu hỏi Why được đưa ra nhằm giải thích cho nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc kế hoạch, sản phẩm được tung ra ngoài thị trường. Đây cũng là cơ sở để đặt ra mục tiêu, mục đích của kế hoạch, đồng thời đánh giá độ khả quan khi thực hiện.

Ví dụ: Trước khi ra mắt sản phẩm chúng ta cần đánh giá xem nó có đủ “chất lượng” và hấp dẫn hay không? Điều gì giúp sản phẩm của doanh nghiệp nổi bật hơn so với những sản phẩm khác từ đối thủ cạnh tranh?

Các câu hỏi Why được đưa ra dạng:

• Mục tiêu chiến lược, chiến dịch là gì?
• Tại sao lựa chọn sản phẩm này?
• Vì sao cần giải quyết vấn đề ngay lập tức?

How – Bằng cách nào? 

How là những câu hỏi đề cập đến cách thức tiến hành hay phương pháp triển khai của dự án. Ngoài ra các câu hỏi “How much” cũng được đặt ra để xác định ngân sách và kinh phí. Bạn có thể tham khảo các câu hỏi dạng How như sau:

• Phương pháp, cách triển khai như thế nào?
• Ngân sách đầu tư cho dự án bao nhiêu?
• Các phòng ban cần phối hợp với nhau ra sao?
• Làm sao để tạo điểm nhấn, thu hút sự chú ý của khách hàng.

Lợi ích của mô hình 5W1H

Được nhắc đến bởi sự linh hoạt và những lợi ích tuyệt vời, hiện mô hình 5W1H đang được triển khai tại nhiều đơn vị, doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn chúng ta có thể điểm nhanh qua một vài lợi ích của mô hình này dưới đây!

Nắm được bao quát vấn đề

Áp dụng mô hình 5W1H, các đơn vị có thể dễ dàng tách rời và phân tích các vấn đề một cách cụ thể và chi tiết từ nhiều khía cạnh. Bằng cách trả lời rõ ràng và đúng trọng tâm các câu hỏi, chúng ta không chỉ thu nhập tốt những thông tin hữu ích trên nhiều khía cạnh mà còn giúp hiểu rõ và bao quát vấn đề hơn. Từ đó đưa ra phương án giải quyết một cách toàn diện nhất.

Đưa ra giải pháp tốt hơn

Tất cả các câu hỏi được đưa ra trong mô hình 5W1H cho chúng ta biết rõ về thời gian, địa điểm, các vấn đề, lý do và cách thức tiến hành. Đây đều là những thông tin quan trọng giúp gia tăng sự hiểu biết về sản phẩm cũng như chiến dịch được triển khai.

Mặt khác đây cũng là cơ sở để phát triển tư duy logic cũng như hệ thống hóa các thông tin. Bằng cách này các nhà quản trị có thể dễ dàng theo sát quá trình tiến hành của chiến lược và đưa ra giải pháp tốt nhất cho từng thời điểm.

Giao tiếp hiệu quả

Thực tế áp dụng mô hình 5W1H giúp quá trình truyền tin được thực hiện rõ ràng và hiệu quả hơn. Mặt khác cấu trúc thông tin được truyền đạt logic, trên nhiều phương diện giúp mọi người dễ dàng tiếp nhận, không mất nhiều thời gian để xử lý.

Không thể phủ nhận rằng mô hình 5W1H là một trong các công cụ đặc biệt hữu ích, được sử dụng hiệu quả cho nhiều trường hợp khác nhau. Bằng cách áp dụng tốt 5W1H, chúng ta có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề và đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Cải thiện hiệu quả công việc

Thông qua mô hình 5W1H, toàn bộ quá trình thực hiện được triển khai rõ ràng trong từng bước thực hiện. Đây cũng là cách trình bày cụ thể và rõ ràng nhất nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người. Đây cũng là cách tốt nhất để mọi người tập trung và nâng cao hiệu quả công việc.

Ứng dụng của mô hình 5W1H

Với nhiều ưu điểm nổi trội, mô hình 5W1H đang được triển khai hiệu quả trong kinh doanh, marketing đến học tập và giải quyết vấn đề. Chi tiết hãy theo dõi những phân tích dưới đây để hiểu rõ hơn về cách áp dụng nhé!

Trong chiến lược marketing

Trên cương vị là một doanh nghiệp mới được thành lập không lâu và cần có chiến lược marketing để sản phẩm (Mỹ phẩm dành cho da khô) được mọi người đón nhận, lựa chọn. Mô hình 5W1H được triển khai như thế nào?

• What: Mỹ phẩm dưỡng ẩm của đơn vị có tính năng gì nổi bật? Làm mềm, dưỡng ẩm da và chống lão hóa.
• Who: Khách hàng mục tiêu là ai? Phụ nữ có tuổi nằm trong khoảng 25 đến 40, có làn da khô.
• Where: Sản phẩm được giới thiệu và phát triển ở đâu? Thị trường mục tiêu là Việt Nam.
• When: Chiến dịch marketing được thực hiện khi nào, thời hạn bao lâu? Ngay sau khi sản phẩm được tung ra ngoài thị trường, thời hạn khoảng 6 tháng.
• How: Quá trình, các bước triển khai được thực hiện như thế nào? Chiến lược marketing được thực hiện tập trung vào truyền thông ngoại tuyến và trực tuyến. Ví dụ như Facebook, Tiktok, Pr, Google,…

Trong kinh doanh

Trong kinh doanh mô hình 5W1H được áp dụng trong nhiều khía cạnh cũng như kế hoạch khác nhau. Phổ biến nhất là:

• Lập kế hoạch dài hạn trong kinh doanh: 5W1H giúp các nhà quản trị hiểu và xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, thời gian và nguồn lực của đơn vị. Từ đó có hướng phát triển đúng đắn và bền vững.
• Phát triển sản phẩm, dịch vụ: Thông qua 5W1H, doanh nghiệp có thể xác định rõ về các tính năng, nhu cầu, lợi ích, kênh phân phối và giá cả của sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu sử dụng của người dùng.
• Quảng cáo, Pr: Để đạt được hiệu quả tốt trong các chiến dịch quảng cáo và Pr, 5W1H được áp dụng để xác định đối tượng mục tiêu, kênh truyền thông, thông điệp của các chiến dịch.

Nếu muốn ứng dụng mô hình 5W1H trong kinh doanh, bạn có thể áp dụng các câu hỏi sau:

• What: Sản phẩm, dịch vụ, dự án của doanh nghiệp là gì?
• Who: Ai là khách hàng mục tiêu cần hướng tới?
• Where: Thị trường phát triển của sản phẩm ở đâu? Phân vùng diễn ra sự kiện là khu vực nào?
• When: Thời gian thực hiện phương án, mô hình là khi nào? Thời hạn bao lâu?
• Why: Mục đích của chiến lược được thực hiện vì điều gì?
• How: Quá trình thực hiện được thực hiện như thế nào? Chi tiết từng bước cụ thể.

Trong giải quyết vấn đề

Mô hình 5W1H cũng đang được ứng dụng hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề. Giả sử doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong bán hàng, để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, bạn cần đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi sau:

• What: Vấn đề mà đơn vị đang phải đối mặt là gì? Cụ thể là những khó khăn trong việc bán hàng.
• When: Vấn đề này xảy ra khi nào?
• Where: Vấn đề xảy ra trên các kênh bán hàng nào của doanh nghiệp? Trực tuyến hay trực tiếp?
• Why: Đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng khó khăn trong bán hàng? Do sản phẩm không phù hợp, giá quá cao hay cách tiếp cận chưa phù hợp?
• Who – Ai là người chịu trách nhiệm và trực tiếp quản lý, tham gia vào công tác bán hàng tại các kênh đang gặp khó khăn?
• How: Làm thế nào để giải quyết vấn đề khó khăn mà đơn vị đang gặp phải? Điều chỉnh giá, nghiên cứu cải tiến sản phẩm hay có các chương trình khuyến mãi?

Trong học tập

Chúng ta cũng có thể áp dụng mô hình 5W1H vào học tập để đạt được kết quả tốt nhất. Tùy vào tình hình thực tế và mục tiêu được đặt ra, mô hình 5W1H có thể được triển khai theo nhiều cách như:

• Tìm hiểu, nắm bắt thêm lượng kiến thức mới: Bắt đầu với chủ đề mới, người học nên áp dụng 5W1H với các câu hỏi để hiểu rõ và áp dụng kiến thức được tiếp thu.
• Tóm tắt nội dung bài học: Sau khi hoàn tất bất kỳ bài học, chủ đề mới nào nên sử dụng 5W1H để hệ thống lại tất cả các thông tin, kiến thức mới. Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng nhớ và hiểu rõ về bài học.
• Đưa ra kế hoạch học tập phù hợp: 5W1H cũng được ứng dụng hiệu quả trong việc thiết lập kế hoạch học tập sao cho phù hợp, cân bằng thời gian học, nghỉ ngơi một cách hợp lý.

Ví dụ: Là một học sinh chuyên sử, để có thể nhớ rõ về những sự kiện lịch sử quan trọng bạn có thể áp dụng mô hình 5W1H như sau:

• What: Sự kiện lịch sử đó được mô tả như thế nào?
• When: Thời điểm diễn ra sự kiện là khi nào?
• Where: Địa điểm diễn ra sự kiện ở đâu?
• Why: Nguyên nhân và hậu quả sau khi sự kiện diễn ra là gì?
• How: Quá trình diễn ra sự kiện như thế nào?

Tạm kết

Mô hình 5W1H là phương pháp tư duy đặc biệt hữu ích, có thể áp dụng linh hoạt cho nhiều hoạt động không chỉ trong kinh doanh, marketing mà còn cả học tập, giao tiếp và thuyết trình. Trên đây là tất cả các thông tin về mô hình 5W1H cũng như ứng dụng và thành phần được triển khai trong mô hình. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết có thể đưa đến cho bạn đọc nguồn tham khảo hữu ích!